kiwanis

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PROCEDURE APPLICATIVE DELLO STATUTO
COMITATO STATUTO E REGOLAMENTI

Il C.D. del Distretto nella riunione di San Marino ha abrogato gli articoli 60 e 61 delle procedure in quanto contrastanti con gli articoli dello Statuto del Distretto.

IL DISTRETTO

RUOLO DEL DISTRETTO

1 - Il Distretto è l'aggregazione dei Kiwanis Club che operano nel territorio della Repubblica Italiana e della Repubblica di San Marino. Le attività e l'organizzazione del Distretto sono finalizzate soltanto a supportare i singoli Kiwanis Club e il Kiwanis International per conseguire gli scopi, gli obiettivi e le finalità del Kiwanis e non tendono a sminuire i service adottati dai Kiwanis Club o da singoli Kiwaniani a livello di Club. 

2 - Il Distretto è l'unità amministrativa di riferimento sia del Kiwanis International, sia del K.I. European Federation, sia delle unità territoriali interne (Divisioni e Club).

Il Consiglio Direttivo del Distretto agisce come Organo Collegiale  ed i suoi componenti, nell'esercizio delle funzioni distrettuali, perseguono i migliori interessi del Distretto senza vincolo di rappresentanza.

Il Distretto promuove la più larga partecipazione dei Club alle Convention Distrettuali, Europee e Internazionali. A tal fine il Governatore invia in tempo utile ai Club ogni informazione, anche a mezzo del sito Web, sugli aspetti delle Convention, sui principali avvenimenti assembleari, sui tempi e luoghi dello svolgimento dei lavori e sui modi della partecipazione.

3 - Il Distretto adotta le più ampie iniziative per lo sviluppo dei "Programmi Sponsorizzati"

COMITATI E/O DIPARTIMENTI  DEL DISTRETTO

Nomine

4 - Previa approvazione del Consiglio Direttivo del Distretto (District Board of Trustees), il Governatore, mentre è Governatore Eletto, nomina i Presidenti e i componenti dei Comitati del Distretto per il successivo anno amministrativo. Il Governatore del Distretto può anche nominare Comitati o istituire Dipartimenti in base a singole necessità, previa approvazione da parte del Consiglio Direttivo. Tali comitati dovranno assistere i Club del Distretto nell'applicazione degli scopi, obiettivi, linee di condotta, programmi e fini del Kiwanis.

Comitati permanenti.

5 - Ciascun Comitato Permanente, tranne il Comitato dei Past Governatori del Distretto, sono composti da tre a cinque componenti, secondo le necessità,  restano in carica per un periodo di un anno e sono rinominabili. Tutti i Comitati iniziano il loro mandato il primo giorno di Ottobre.

6 - Ciascun Comitato permanente dovrà sempre collaborare con il corrispondente Comitato del Kiwanis International nel promuovere, nei Club del Distretto, ogni programma suggerito da detto Comitato Internazionale.

La struttura di base dei Comitati comprende i Comitati Permanenti di seguito descritti.

7 - Comitato dei Past Governatori del Distretto. Il Comitato dei Past Governatori del Distretto è composto dai Past Governatori del Distretto che sono soci attivi, senior o  privilegiati dei Club  del Distretto e delibera a maggioranza dei presenti. Il Comitato stabilisce il metodo di elezione del suo Presidente e comunica il nome del Presidente così scelto al Governatore Eletto prima del 1° Ottobre. Stabilisce, inoltre,  modi e termini delle convocazioni  e del suo funzionamento. 

Il Comitato prende in esame tutte le questioni ad esso demandate dal Governatore e/o dal Consiglio Direttivo del Distretto e trasmette allo stesso le proprie conclusioni. Esso può prendere in esame d'iniziativa altri argomenti  e riferisce le proprie conclusioni sempre al Consiglio Direttivo. Un resoconto degli atti dovrà essere fornito ad ogni Componente del Comitato, al Governatore e al Segretario del Distretto.

Il Comitato si riunisce in occasione della Convention del Distretto e può tenere altre riunione su convocazione  del Presidente ovvero su motivata richiesta scritta di un terzo dei suoi componenti, senza oneri per il Distretto salvo autorizzazione del Governatore.

8 - Comitato per le Risoluzioni. Il Comitato è nominato dal Governatore Eletto. Il Comitato comprende fra i sui componenti almeno due Past-Officer del Distretto, uno dei quali è un Past Governatore.

Il Comitato prende in esame le risoluzioni sottoposte dal Board Internazionale, dal Consiglio Direttivo del Distretto o da un Club munito di charter, se pervenute per iscritto al Presidente almeno trenta giorni prima della data della Convention Annuale del Distretto. Il Comitato ha il potere di proporre sue risoluzioni e modificare, integrare e redigere tutte quelle ad esso sottoposte.

9 - Comitato per la Convention.  Il Comitato assiste il Consiglio Direttivo del Distretto nella organizzazione della Convention Distrettuale e nella formulazione ufficiale del programma e dell'ordine del giorno.

10 -  Comitato Statuto e Regolamenti. Il Comitato aggiorna lo Statuto del Distretto e formula al Consiglio Direttivo del Distretto ogni raccomandazione o suggerimento relativi a revisioni dello stesso. Collabora con il Consiglio Direttivo nella stesura degli emendamenti e fa un rapporto di tutti gli emendamenti allo Statuto del Distretto regolarmente proposti affinché possano essere presentati in qualsiasi Convention. Il Comitato dovrà inoltre collaborare con il Consiglio Direttivo nell'interpretazione dello spirito dello Statuto del Distretto e nel garantire la giusta osservanza degli obblighi derivanti dalla sua attuazione, compresa la soluzione di ogni controversia interpretativa comunque insorta.

11 - Comitato Training e Leadership Education. Il Comitato assiste il Governatore Eletto  nella organizzazione dei training di formazione kiwaniana di cui alle procedure numero 23 e 24.

12. Il Comitato per i Service alla Comunità. Il Comitato studia e suggerisce metodi e strumenti mediante i quali i Club, fermi restando i service autonomamente da essi programmati per la comunità, siano incoraggiati a realizzare quelli proposti dal Distretto e quelli di portata internazionale indicati dal Kiwanis.

13 - Comitato per la costituzione di Nuovi Club, mantenimento e sviluppo dei Soci. Il Comitato studia le opportunità di introdurre il Kiwanis in nuove comunità del Distretto. Offrendo la sua collaborazione, stimola i Club esistenti nell'impegno ad ampliare il campo del service Kiwaniano con la costituzione di nuovi Club.

Collabora inoltre con tutti i Club del Distretto assistendoli nel mantenere e aumentare il numero dei Soci fornendo loro orientamenti e supporti atti a coinvolgere i Soci stessi nel service e nell'attività dei Club.

Il Comitato è presieduto dall'Immediato Past Governatore.

14 - Comitato per i Programmi Sponsorizzati. Il Comitato per il Kiwanis Junior è nominato dal Governatore Eletto prima dell'inizio dell'anno sociale.

Tutti gli atti adottati dal Comitato sono soggetti alla supervisione e al controllo del Consiglio Direttivo del Distretto. Il presidente del Comitato assume la qualifica di Amministratore Distrettuale e tiene i rapporti tra il Consiglio Direttivo del Distretto e l'Organizzazione del Kiwanis Junior.

Ove si organizzino nel Distretto altri programmi sponsorizzati quali Aktion Club, Builders Club, K-Kids, Key Club e Circle Club, essi possono essere assistiti dal Comitato oppure possono essere nominati, ove ne esista la necessità, gli altri specifici Comitati previsti dalle Procedure Internazionali.

15- La struttura del Distretto può comprendere, ove necessario, gli altri Comitati permanenti previsti dalle Procedure Internazionali.

Comitati Aggiuntivi.

16 - Niente può precludere il diritto del Governatore in carica di nominare, con l'approvazione del Consiglio Direttivo del Distretto, Comitati Aggiuntivi in conformità con quanto  previsto dal Modello Standard dello Statuto del Distretto (Standard Form for District Bylaws), al fine di agevolarlo nell'attuare una efficace leadership,  diretta a conseguire gli scopi e gli obiettivi che egli stesso ha stabilito per l'anno amministrativo. Altri Comitati possono essere nominati dal Governatore Eletto prima del 1° Ottobre. Tutti i Comitati Aggiuntivi, nell'arco dell'anno amministrativo, restano in carica per il tempo stabilito rispettivamente dal Governatore e dal Governatore Eletto.

Comitato per la disciplina

Qualsiasi controversia che dovesse insorgere tra il Governatore del Distretto ed i Club e le Divisioni ed i Soci, tra Consiglio Direttivo del Distretto ed i Club o i Soci, tra Club, tra Soci e Club, può essere sottoposta al Comitato per la disciplina composto da un Past Governatore che lo presiede e da due membri che abbiano svolto la funzione di Presidente di Club e/o Luogotenente Governatore.

Il Presidente assegna ad uno dei membri le funzioni di Segretario del Comitato.

Tale Comitato per la disciplina, sarà nominato annualmente dal Consiglio Direttivo del Distretto nella prima seduta ed i suoi membri, potranno essere confermati.

I procedimenti, liberi da formalità di procedure ma nel rispetto del principio del contraddittorio,sono istaurati su istanza di chi vi abbia interesse.

Le delibere del Comitato per la Disciplina sono definitive e debbono essere trasmesse alle parti interessate e, comunque, al Consiglio Direttivo del Distretto, che può adottare i provvedimenti del caso.

Ogni atto o fatto contrario o non conforme alle regole ed ai principi su cui si fondono l’etica ed il buon comportamento kiwaniano, sarà censurato con i seguenti mezzi:

·        Censura scritta;

·        Sospensione dalla carica e/o dalla qualità di socio fino a due mesi;

·        Destituzione dalla carica e/o radiazione dal Kiwanis.

Ogni violazione sistematica delle norme statutarie e/o regolamentari da parte dei Club e/o delle Divisioni e/o dei soci sarà censurata con i seguenti mezzi:

·        Sostituzione d’ufficio dei soci inadempienti;

·        Nei casi più gravi, sospensione della Charter con le conseguenze previste, con deferimento al Kiwanis International per la revoca definitiva della Charter.

Le sanzioni di cui sopra saranno adottate dal Consiglio Direttivo del Distretto, a cui riferirà con relazione scritta il Comitato per la Disciplina.

Tuttavia nei casi urgenti e gravi, il Comitato per la Disciplina potrà adottare, su richiesta del Governatore ed in linea provvisoria – salvo conferma del Consiglio Direttivo del Distretto – tutti i provvedimenti di cui sopra ad eccezione della censura scritta e della radiazione dal Kiwanis.

Il singolo socio o il Club, colpite dalle suddette sanzioni disciplinari provvisorie, potrà ricorrere contro i provvedimenti stessi, entro 10 giorni dalla loro comunicazione, davanti al Consiglio Direttivo di Distretto che, alla prima riunione esaminerà i ricorsi e deciderà.

In ogni caso, il socio e il Club, in persona del Presidente o di chi ne fa le veci, dovrà essere convocato perché possa sviluppare le proprie difese oralmente o con memoria.

Le dimissioni del socio dal Kiwanis interrompono, comunque, la procedura e, dopo che le stesse siano state comunicate al Comitato per la Disciplina o al Governatore, non è consentito emettere la sanzione né, se già combinata, di comunicarla al socio dimissionario o al Club a cui apparteneva.

OFFICER DEL DISTRETTO

17 - Consiglio Direttivo del Distretto

 Il Consiglio Direttivo è l'organo amministrativo del Distretto. Le responsabilità e i compiti di detto Direttivo  sono descritti nello Statuto Internazionale e nello Statuto del Distretto (International Bylaws and District Bylaws).

18 - Compiti e Responsabilità

I compiti e le responsabilità degli Officer del Distretto sono descritti nello Statuto Internazionale e nello Statuto del Distretto (International Bylaws and District Bylaws).

19 - Presentazione delle candidature.

Le candidature alle cariche elettive distrettuali, tranne che per i Luogotenenti Governatori, sono presentate alla Segreteria del Distretto, con allegato il curriculum vitae dei candidati, mediante spedizione con lettera raccomandata con avviso di ricevimento o via fax o per posta elettronica.

Il Segretario del Distretto dà sollecita conferma ai candidati  del ricevimento della candidatura ed invia tempestivamente ai Club copia delle candidature stesse, con gli allegati, pervenute fino a trenta giorni prima dell'inizio dell'Assemblea Generale dei Delegati.

Le candidature possono essere proposte direttamente all'Assemblea Generale, e in forma scritta, al Segretario del Distretto

Tutti i Candidati debbono appartenere ad un Club del Distretto in stato di "good standing" al momento della presentazione della candidatura.

Il Consiglio Direttivo del Distretto provvede a verificare la legittimità e l'ammissibilità delle candidature.

20 - Selezione

Il Distretto si adopera affinchè siano candidati alle cariche di Officer Distrettuali Soci altamente qualificati  evitando qualsiasi sistema di rotazione delle candidature fra Club, gruppi di Club  o aree geografiche.

21- Vacanza nella carica di Governatore.

Nel caso di vacanza della carica di Governatore del Distretto, la riunione del Consiglio Direttivo di cui all'art. XI, Sezione 1 dello Statuto è convocata e presieduta dall'Immediato Past Governatore.

22 - Past Officer del Distretto

Il Distretto, grazie alle opportunità di esperienze disponibili fra i suoi Past Officer, fa ricorso alla loro competenza ogniqualvolta sia possibile, soprattutto nel rafforzamento dei Club più deboli, nella costituzione di nuovi club, e nell'assistenza alle Conferenze e alle Convention Distrettuali.

FORMAZIONE DELLA LEADERSHIP

23 - Convegno di Formazione del Distretto

Il Governatore Eletto ha la responsabilità di selezionare il gruppo di Trainers e di organizzare il Convegno di Formazione di Distretto per Luogotenenti Governatori Eletti. Se tale Convegno è organizzato durante la Convention del Distretto, il Governatore delega al Governatore Eletto la responsabilità della realizzazione del Convegno stesso e garantisce che vengano predisposti tempi e servizi adeguati.

24 - Formazione degli Officer dei Club

Il Governatore Eletto ha la responsabilità di garantire l'attuazione di tutta la formazione degli Officer dei Club. I relativi convegni saranno tenuti da ciascun Luogotenente Governatore Eletto o Designato, assistito da un Istruttore Certificato dal Kiwanis o, in mancanza, da Past Officers di particolare esperienza e competenza designati del Governatore Eletto.

RESPONSABILITA' DEL GOVERNATORE-ELETTO DEL DISTRETTO

25 - Impegno per l'adempimento dei Compiti relativi alla Carica

Unitamente alla candidatura a Governatore Eletto, i candidati dovranno sottoscrivere un impegno con il Kiwanis International in base al quale, in caso di elezione, si obbligano a compiere i doveri del loro ufficio come stabiliti dal Kiwanis International. Detto impegno si rende necessario affinché il candidato possa servire come Governatore del Distretto ed anche come  Officer del Kiwanis International.

26 - Doveri

Il Governatore Eletto, al fine di prepararsi ad essere un Officer del Kiwanis International, deve:

A.      Adempiere alle responsabilità di Governatore Eletto come specificato nello Statuto e nelle Procedure del Kiwanis International (Bylaws, Policies and Procedures of Kiwanis International) e nello Statuto del Distretto (District Bylaws), e sostenere il Governatore nel suo ruolo di Officer del Kiwanis International.

B.      Partecipare a tutte le riunioni per  Governatori Eletti richieste dal Kiwanis International.

C.      Partecipare alla Convention Internazionale e alla riunione per Governatori Eletti che si tiene in quella Convention.

D.     Organizzare la formazione dei Luogotenenti Governatori e dei Presidenti Eletti e assicurarsi che essi e i Presidenti dei Comitati del Distretto, nel corso dell'anno, adempiano alle loro responsabilità.

E.      Essere responsabile dell'attuazione dei programmi di Formazione degli Officer dei Club.

F.      Essere responsabile dei programmi di formazione e dei forum alla Convention del Distretto.

G.     Redigere un piano per la crescita numerica dei soci, soprattutto nelle specifiche aree oggetto di costituzione di nuovi Club, e sottoporlo per iscritto al Presidente Internationale Designato prima dell'inizio dell'anno amministrativo.

RESPONSABILITA' DEL GOVERNATORE DEL DISTRETTO

27 - Il Governatore, in quanto Officer del Kiwanis International e legale rappresentante del Distretto, deve:

A.   Adempiere alle responsabilità di Governatore come specificato nello Statuto e nelle Procedure.Partecipare pienamente alle attività del Consiglio Internazionale.

C.   Collaborare con  il Kiwanis International nei programmi pilota per i quali il Distretto possa essere selezionato.

D.   Redigere un piano di crescita per il Distretto e supervisionare l'applicazione del piano stesso.

E.   Promuovere attivamente la partecipazione dei Club agli obiettivi e programmi di service, compreso         "Serving the children of the world".

F.   Presentare in tempo utile tutti i rapporti richiesti.

G.   Assistere e partecipare attivamente alla Convention Internazionale.

H.   Promuovere il tempestivo pagamento degli obblighi finanziari del Distretto e dei Club verso il Kiwanis International, nonché degli obblighi verso il Distretto e la Federazione Europea, e sollecitare il pagamento di eventuali arretrati.

I.    Promuovere l'archiviazione completa (100 percento) dei rapporti annuali dei Club.

L.   Promuovere attivamente i programmi sponsorizzati del Kiwanis International, qualora esistenti nel Distretto, e assicurare una accurata supervisione di questi programmi a livello locale, divisionale e distrettuale.

M. Partecipare al convegno regionale per i Governatori di Distretto, ove previsto.

N.   Promuovere la Fondazione del Kiwanis International.

O. Rispondere prontamente alle richieste e alle comunicazioni del Kiwanis International.

P.   Qualora sia previsto, programmare e organizzare la visita ufficiale del Presidente Internazionale al Distretto.

Q. Pianificare e sviluppare il programma per la Convention del Distretto e del Convegno di metà anno, e  delegare al Governatore Eletto la responsabilità dell'attuazione dei programmi di formazione della Leadership e dei forum alla Convention del Distretto, assicurando che siano forniti tempi e strutture adeguati per i suddetti programmi di formazione.

R.   Assicurarsi che il Consigliere del Board Internazionale (the International Board Counselor) possa seguire da vicino le attività e i progressi del Distretto.

S.   Alla Convention del Distretto, assicurarsi che il Consigliere del Board Internazionale (the International Board Counselor) abbia il tempo sufficiente per presentare il messaggio del Kiwanis International, per parlare di qualsiasi problema o questione, nonché di fornire suggerimenti ai Soci partecipanti. Il Consigliere del Board Internazionale (the International Board Counselor) deve ricevere le cortesie adeguate ad un rappresentante del Presidente Internazionale.

T.   Promuovere la partecipazione alla Convention Internazionale.

U.   Assicurarsi che i libri contabili del Distretto siano controllati in conformità con quanto previsto dallo Statuto Standard del Distretto (Standard Form for District Bylaws).

LUOGOTENENTI GOVERNATORI

28 - Responsabilità dei Luogotenenti Governatori

Il Luogotenente Governatore, in quanto Officer del Distretto, deve:

A.   Adempiere alle responsabilità di Luogotenente Governatore come specificato nello Statuto, nelle Procedure (Bylaws, Policies and Procedures) del Kiwanis International e nello Statuto del Distretto.

B.   Partecipare pienamente alle attività del Consiglio Direttivo del Distretto.

C.   Elaborare un piano per la crescita numerica dei soci della Divisione e supervisionare la sua attuazione.

D.   Consultare ed assistere i Club della Divisione per assicurarsi:

1.   del loro buon funzionamento, compresa la conformità agli scopi, obiettivi, linee guida e procedure del Kiwanis International;

2.   della puntuale presentazione di tutti i rapporti richiesti e del pagamento dei loro obblighi finanziari;

3.   della loro partecipazione ai programmi di service del Kiwanis International, compreso il progetto: "Serving the children of the world".

E.   Fare le visite di contatto previste nonché le visite ufficiali alle riunioni dei Club e del loro Direttivo.

F.   Presentare puntualmente tutti i rapporti previsti e rispondere alle comunicazioni.

G.   Programmare e organizzare la visita ufficiale del Governatore alla Divisione.

H.   Partecipare al convegno di formazione per Luogotenenti Governatori, alla Convention e alle Conferenze del Distretto, nonché alla Convention Internazionale.

I.    Organizzare la formazione degli Officer dei Club.

      La formazione per gli Officer dei Club dovrà essere organizzata con l'assistenza di un istruttore certificato alla conduzione del programma di formazione.

L.   Promuovere attivamente i programmi sponsorizzati del Kiwanis International, ove esistenti nel Distretto, e assicurare una adeguata supervisione di quei programmi al livello sia locale che divisionale.

M. Almeno ogni tre mesi, tenere le riunioni del Comitato di Divisione con i Presidenti dei Club, col Luogotenente Governatore Eletto, con i Segretari dei Club, con i Past Luogotenenti Governatori e con i suoi collaboratori.

O. Tenere riunioni periodiche con i Past Luogotenenti Governatori che sono soci di Club della Divisione.

P.   Assistere il Luogotenente Governatore Designato prima della sua assunzione della carica:

1.      Facendolo partecipare alle visite di contatto con i Club.

2.      Fornendo copie di tutti i rapporti in archivio del Distretto o del Kiwanis International.

3.      Fornendo informazioni sui punti di forza e di debolezza dei Club della Divisione.

4.      Effettuare un collegamento continuo, come Luogotenente Governatore, con tutti i nuovi Club che si formano nella Divisione nel corso dell'anno corrente al fine di assicurarne il mantenimento del numero minimo di soci attivi necessari per ottenere la carta costitutiva del Club, e per garantire il continuo adempimento e la conformità con i compiti e le responsabilità di un Club del Kiwanis.

5.      Adoperarsi a che siano proposti alla carica di Luogotenente Governatore Eletto candidati altamente qualificati evitando qualsiasi metodo di stretta rotazione fra i Club della Divisione. 

29- Visite alle Riunioni dei Club

Il Luogotenente Governatore ha il compito di visitare ciascun Club della Divisione almeno due volte: una volta per una visita di contatto come Luogotenente Governatore Designato e, successivamente, nella veste di Luogotenente Governatore, in occasione di una riunione di Club per la visita ufficiale. Durante la visita ufficiale, il Luogotenente Governatore dovrà portare il messaggio del Kiwanis, sottolineare gli scopi, gli obiettivi, i programmi di service, e il progetto: "I Bambini: Priorità numero Uno". Le visite di contatto dovranno essere completate entro il 1° ottobre e le visite ufficiali ai Club entro il 15 Marzo.

30 - Visite alle Riunioni del Consiglio Direttivo dei Club

Il  Luogotenente Governatore dovrà partecipare ad una riunione, regolarmente convocata, del Consiglio Direttivo di ciascun Club della Divisione nel corso dell'anno amministrativo. Le visite ai Consigli Direttivi dovranno essere completate entro la data del 15 Marzo.

31 - Rapporti del Luogotenente Governatore

Il Luogotenente Governatore dovrà preparare e inviare in tempo utile tutti i rapporti richiesti dal Distretto o dal Kiwanis International. Per i Club con un numero di soci attivi inferiore al numero necessario per ricevere la carta costitutiva di nuovo Club, il Luogotenente Governatore dovrà accertarsi dei motivi del basso numero di soci e delle iniziative che il Club compie per ricostituire il numero dei soci previsto. I rapporti del Luogotenente Governatore dovranno comprendere i motivi del numero di soci inadeguato e dovrà  indicare quale assistenza personale è offerta al Club per aiutarlo a risolvere il problema relativo alle iscrizioni di nuovi soci.

32 - Assistenza ai Club Deboli della Divisione

Il Luogotenente Governatore predispone un programma di assistenza ai Club più deboli della Divisione  relativamente alle questioni amministrative, al numero dei soci e all'attuazione del service.

33 - Comitato Consultivo dei Past Luogotenenti Governatori

Sotto la sua presidenza il Luogotenente Governatore riunisce ove necessario un Comitato Consultivo formato dai Past Luogotenenti Governatori, soci di Club della Divisione, per la trattazione di problematiche relative al Kiwanis nonché di tutti gli aspetti gestionali della Divisione.

RIMBORSO SPESE SOSTENUTE DAGLI OFFICER DEL DISTRETTO.

34 - IL Distretto sostiene, anche parzialmente, le spese strettamente necessarie sostenute dagli Officer del Distretto e, ove necessarie, anche quelle, preventivamente autorizzate, dei componenti dei Comitati, per lo svolgimento dei loro compiti, salvo che per il Comitato dei Past Governatori le riunioni obbligatoriamente previste dalle norme del Kiwanis.

Il Consiglio Direttivo del Distretto stabilisce i criteri e l'ammontare di tali rimborsi.

CONVENTION DEL DISTRETTO E CONFERENZE

CONVENTION DEL DISTRETTO

35 - Scopo

La Convention del Distretto è tenuta annualmente ed ha un duplice fine:

-          assicurare l'elezione degli Officer del Distretto per garantire la continuità amministrativa e di servizio;     

-          fornire ai Soci motivazioni, ispirazioni e metodi amministrativi, nonché dare l'opportunità, sia ai Soci che ai Dirigenti dei Club, di acquisire una conoscenza del Kiwanis e dei suoi obiettivi. Particolare attenzione sarà data ai Presidenti Designati e ai Segretari Designati dei Club, allo scopo di offrire loro una migliore preparazione perché possano adempiere ai compiti e alle responsabilità delle cariche che dovranno assumere.

36 - Data

La Convention del Distretto non dovrà essere tenuta nel periodo compreso fra la seconda settimana di Aprile e la seconda settimana di Maggio, in modo che non entri in conflitto con le riunioni del Consiglio Internazionale o del Board Internazionale (International Council o International Board) che si tengono tradizionalmente durante quel periodo, ed evitare, altresì, concomitanze nel programma  del Counselor del Distretto.

La Convention del Distretto non dovrà durare meno di due giorni né più di tre giorni.

Non più tardi del 31 Ottobre di ogni anno, il Segretario del Distretto dovrà informare il Direttore Esecutivo Internazionale della data e del luogo della successiva Convention del Distretto. Entro il 15 Dicembre, dovrà essere fornito al Presidente Internazionale Eletto un sommario relativo ai giorni di svolgimento della Convention.

37 - Luogo

Le Convention del Distretto dovranno essere tenute entro i confini del Distretto stesso, a meno che non sia stata richiesta e ottenuta l'approvazione del Board Internazionale.

38 - Convention congiunte

Salvo previa approvazione da parte del Board Internazionale, il Distretto non può tenere una Convention congiuntamente ad un altro Distretto.

39 - Programma della Convention

Il Governatore ha la responsabilità di pianificare e sviluppare il programma della Convention. Il Governatore Eletto ha la responsabilità di tutta la formazione dei nuovi Officers dei Club e dei Luogotenenti Governatori nonché dei forum e delle sessioni di formazione in tale sede organizzati.

Il programma può includere l'intervento di oratori illustri al fine di incoraggiare la partecipazione di un pubblico aggiuntivo.

E' necessario riservare tempo sufficiente per i forum e per le sessioni di formazione dedicate alle responsabilità quotidiane degli Officers dei Club, della Divisione e del Distretto.

Tempo sufficiente deve inoltre essere riservato per il Counselor del Board Internazionale  affinché possa presentare il messaggio del Kiwanis International nonché discutere dei problemi o degli interessi dei partecipanti.

40 - Rappresentanza dei Club

Il Distretto incoraggia decisamente la rappresentanza di tutti i Club, in particolare dei nuovi Officer dei Club e di tutti i Soci dei nuovi Club. La Convention è tenuta in una città che possa trovare il gradimento dei Soci dei Club. I costi dovranno essere ragionevoli e accessibili ad evitare che i partecipanti siano scoraggiati a intervenire a causa di motivi economici.

41 - Esposizioni

Qualora lo  spazio lo consenta, è bene incoraggiare l'esposizione dei progetti dei Club, particolarmente di quelli di maggior significato che possono essere adottati anche da altri Club.

42 - Presentazione dei programmi.

Prima dell'inizio della votazione che dovrà eleggerli i candidati a Governatore Eletto e a Tesoriere hanno diritto di prendere la parola per dieci minuti per illustrare il significato e le prospettive della loro candidatura.

Negli stessi termini il  Governatore Eletto, unico candidato alla carica di Governatore, espone all'Assemblea le linee programmatiche che intende attuare durante il suo anno di leadership.

Il programma, nel rispetto del principio della continuità dei valori, deve ispirasi alle positive esperienze acquisite dai precedenti Officer e deve contenere valutazioni, riferimenti e attitudini che possano avere valenza pluriennale.

43 - Commissione verifica poteri e Commissione per le votazioni.

La Commissione verifica poteri e la Commissione per le votazioni, nominate ai sensi dell'art.VIII. Sezione 5 dello Statuto sono composte ciascuna da cinque delegati o delegati di diritto e sono presiedute da un Past Governatore  o da un Past Luogotenente Governatore, di nomina del Governatore.

I Presidenti nominano un Vice Presidente scelto tra i componenti della Commissione.

44 - Norme di comportamento.

Gli Officer del Distretto, delle Divisioni, dei Club e i Soci tutti, devono ispirarsi, nei loro comportamenti e nella loro attività, alle finalità istituzionali perseguite dal Kiwanis e all'etica kiwaniana, e tener conto dei livelli di gerarchia esistenti, in linea successiva, tra  Club, Divisioni, Distretto, K.I.E.F. e K.I.

Gli Officer, ciascuno per la propria competenza, hanno il dovere di vigilare sull'osservanza dei suddetti comportamenti.

Ogni candidato a cariche elettive, prima e durante i lavori dell'Assemblea che lo vota, deve improntare i suoi comportamenti alla massima lealtà ed al pieno rispetto dei diritti degli altri candidati astenendosi da atteggiamenti o proposte che comunque possano ledere la dignità altrui.

Ogni comportamento difforme è considerato contrario all'etica kiwaniana ed è sottoposto, sia per gli Officer che per i Soci, al procedimento previsto dall'art. XII dello Statuto. Il Consiglio Direttivo del Distretto adotta i provvedimenti del caso.

CONFERENZA DEL DISTRETTO

45 - Ogni anno dovrà tenersi una Conferenza di Distretto o di area per favorire la diffusione dei programmi del Kiwanis fra i soci, per consolidarne l'ispirazione e per realizzare forum che offrano l'opportunità di dibattito fra i Soci dei Club e gli Officer in relazione ai service e ai problemi di amministrazione degli stessi Club.

FINANZA

46 - Controlli interni.

Fermo restando quanto previsto dall'art XV dello Statuto del Distretto e indipendentemente dagli interventi dei Revisori Contabili, il Governatore o Consiglio Direttivo del Distretto istituisce appropriati e frequenti controlli interni sulla gestione dei fondi dei bilanci sia per quanto riguarda le entrate sia per le uscite. In particolare tutti i pagamenti sono eseguiti con assegno bancario o con bonifico a firma congiunta del Governatore e del Tesoriere. Il Governatore è responsabile dell'effettuazione dei controlli, ne esamina e valuta i risultati  e riferisce al Consiglio Direttivo.

47 - Adempimenti del Tesoriere.

 Il Tesoriere redige i bilanci preventivi e consuntivi e li presenta per l'approvazione al Consiglio Direttivo del Distretto e all'Assemblea Generale dei Delegati. Tali bilanci saranno inviati ai Presidenti dei Club almeno quindici giorni prima della data dell'Assemblea. Rende prontamente attuabili i controlli interni sulla gestione dei fondi. Controlla i versamenti delle quote internazionali dovute dai Club fornendo loro le necessarie direttive.

48 - Regolamento di Tesoreria.

Il Distretto può adottare un autonomo regolamento di tesoreria.

COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE.

49 - Rivista.

 Al fine di promuovere i fini e gli obiettivi del Kiwanis, il Distretto cura la pubblicazione di una rivista periodica, Organo Ufficiale del Distretto Italia - San Marino, denominata "Kiwanis Magazine".

Essa riporta le attività più significative del Distretto, delle Divisioni e dei Club come espressione di cultura e vita kiwaniane.

Soddisfa, inoltre, alle esigenze di cultura generale in relazione alle più attuali problematiche di servizio in genere, e kiwaniane in particolare, sia in Italia che nel mondo. Costituisce anche un efficace strumento di comunicazione.

50 - La rivista è diretta da un Direttore Responsabile, iscritto nell'apposito albo, che, con autonomia tecnico-professionale, attua le direttive ricevute dal Consiglio Direttivo del Distretto, anche in ordine alla periodicità, sulla cui osservanza vigila il Governatore.

Il Direttore responsabile è nominato dal Consiglio Direttivo su proposta del Governatore

Il Direttore Responsabile comunica al Governatore, almeno quindici giorni prima della sua pubblicazione, la chiusura del numero della rivista.

51 - Il Direttore della Rivista , d'intesa con il Governatore, istituisce un Comitato di Redazione.

La collaborazione alla rivista è aperta a tutti i Kiwaniani ed è improntata alla massima obiettività e trasparenza dell'informazione. E' inviata a tutti i Soci dei Club del Distretto e alle Autorità Kiwaniane internazionali.

52 - Il Bollettino.

Il Distretto può pubblicare altresì un Bollettino mensile d'Informazioni che costituisca un notiziario sui più significativi avvenimenti del Kiwanis in campo nazionale e internazionale, dei Club e delle Divisioni.

Si applicano le stesse norme che regolano la rivista.

53 - L'Annuario (Directory).

Il Distretto pubblica, entro il 31 ottobre di ogni anno, l'annuario contenente notizie sugli Officer Internazionali e sul Distretto, gli elenchi degli Officer distrettuali, dei Club e dei Soci con relativi riferimenti, dati e informazioni.

Una copia dell'annuario deve essere inviata ad ogni Socio e non può essere ceduta o trasmessa a terzi se non nell'ambito dell'attività di servizio e delle relazioni sociali.

E' vietato, in ogni caso, l'uso a fini commerciali o pubblicitari.

Il Governatore può nominare un Chairman per l'annuario.

54 - I Club hanno l'obbligo di far pervenire alla Segreteria del Distretto, entro il 30 giugno di ogni anno, l'elenco aggiornato dei Soci, degli Officer Eletti o Designati per l'anno successivo e ogni altra variazione che interessi l'annuario.

Le notizie pervenute oltre il termine previsto non saranno pubblicate.

Il Distretto pubblica, o separatamente o in seno all'annuario, il testo aggiornato dello Statuto del Distretto e delle relative Procedure attuative.

55 - Il Distretto gestisce un Sito Web denominato "www.Kiwanis.it" intestato al Governatore, quale rappresentante legale, al fine di attuare una comunicazione in tempo reale sugli avvenimenti del Distretto e sulle più importanti notizie in campo internazionale.

56 -   Il Consiglio Direttivo, su proposta del Governatore, nomina un Web Master responsabile scelto tra i Soci più  qualificati nel campo dell'informatica. Questi attua le direttive del Governatore in merito alla struttura e ai contenuti nel rispetto della normativa tecnica e delle disposizioni di legge circa la tutela della riservatezza nel trattamento dei dati personali.

Il Governatore esercita una costante vigilanza sulla corretta gestione del Sito.

LE DIVISIONI

Ambiti territoriali

57 - Il territorio del Distretto è ripartito in Divisioni che non costituiscono organizzazioni autonome, ma hanno lo scopo di aggregare gruppi di Club per un loro migliore coordinamento e una più efficace funzionalità nel perseguire gli obiettivi e le finalità del Distretto.

La Divisione è composta di almeno cinque Club.

58 - Al fine di favorire armonici scambi culturali e di servizio tra i Club il Consiglio Direttivo del Distretto delimita gli ambiti territoriali delle Divisioni, tenendo conto delle affinità geografiche e ambientali, delle distanze e delle esigenze di sviluppo. I Club di nuova costituzione fanno parte della Divisione nel cui ambito territoriale insistono

Nei casi incerti o qualora non esista una Divisione di riferimento il Governatore assegna temporaneamente il nuovo Club ad una Divisione viciniore o compatibile.

59 - Le modifiche e il riassetto degli ambiti territoriali delle Divisioni sono deliberati dal Consiglio Direttivo del Distretto, d'iniziativa o su motivata proposta di uno o più Club, nel rispetto dei principi di cui ai precedenti numeri 57 e 58, tenendo conto dei pareri, non vincolanti, preventivamente richiesti ai Club interessati.

Artt. 60 e 61 abrogati dal C.d.A. nella riunione di San Marino.

62 - Almeno trenta giorni prima della convocazione della riunione del Comitato di Divisione che deve eleggere gli Officer della Divisione stessa, il Luogotenente Governatore informa i Club che possono essere presentate le relative candidature.

Il Segretario della Divisone invia ai Club copia delle candidature, con allegato il curriculum vitae, pervenute fino a dieci giorni prima della riunione

Organizzazione

63 - Il Luogotenente Governatore Eletto e l'Immediato Luogotenente Governatore collaborano  ed assistono il Luogotenente Governatore nell'esercizio delle sue funzioni nel rispetto del principio della continuità dei valori.

Su proposta del Luogotenente Governatore il Comitato di Divisione nomina un Segretario che assiste il Luogotenente Governatore nelle attività amministrative e organizzative.

Il Luogotenente Governatore può operare con la collaborazione di altri Soci per specifiche finalità nell'ambito della Divisione.

64 - Per qualsiasi riunione del Comitato di Divisione la composizione è quella prevista dall'art. X, Sez. 3, lett. b) dello Statuto. Tuttavia il Luogotenente Governatore può disporre la convocazione anche dei Soci dei Club come uditori.

65 - La Divisione può deliberare l'adozione di programmi, iniziative e progetti anche sostenuti dai contributi dei Club. Tuttavia le delibere non sono vincolanti per i Club che non sono ad esse favorevoli.

66 - Nel caso di vacanza della carica di Luogotenente Governatore la riunione del Comitato di Divisione che provvederà alla  sostituzione, di cui all'art. XI, Sez. 4 dello Statuto del Distretto, è convocata dal Governatore ed è presieduta dall'Immediato Past Luogotenente Governatore o, in mancanza, dal  più recente Past Luogotenente Governatore.

I CLUB

Il ruolo

67 - Il Club è l'unità funzionale di base nella struttura del Distretto.

Il Club, nell'autonoma adozione del proprio programma sociale, realizza le finalità del Kiwanis quali risultano dagli statuti e dalle procedure attuative del Distretto, della Federazione Europea e del Kiwanis International.

Il Club adotta lo statuto tipo approvato dal Kiwanis International dandone comunicazione al Distretto ed attua le direttive del Consiglio Direttivo del Distretto, del Governatore e del Luogotenente Governatore.

Nuovi Club

68 - Un nuovo Club può essere costituito nelle comunità che offrono una varietà di professioni, una realtà economica e una vocazione sociale che assicuri alti standard di soci e che abbia potenzialità di risorse per acquisire ulteriori soci al fine di assicurare nel futuro la stabilità del Club.

Se il nuovo Club è costituito in un'area dove già esistono uno o più Club, tali Club saranno informati dell'iniziativa e sarà richiesta la loro collaborazione.

69 - La costituzione di nuovi Club deve avvenire, a pena dei nullità dei relativi atti, con la seguente procedura:

a)      Il Socio che sia interessato alla costituzione di un nuovo Kiwanis Club informa preventivamente il Luogotenente Governatore della Divisione di competenza del luogo dove dovrà essere costituito il nuovo Club e della persona che può essere incaricata della sua formazione.

b)      Il Luogotenente Governatore, con la collaborazione del KIAR divisionale, ove già nominato, e d'intesa con il Governatore, accerta le reali possibilità della stabile costituzione del Club nella comunità prevista, assume notizie sulle persone proposte a farne parte e richiede informazioni direttamente ai Club che fanno parte della Divisione. Qualora sussistono incompatibilità o condizioni ostative, il Luogotenente Governatore provvede alla loro rimozione e, in caso negativo, riferisce senza indugio al Governatore che può adottare le iniziative del caso.

c)       Accertata la presenza delle condizioni richieste, il Luogotenente Governatore designa uno o due Club sponsor ed informa il Segretario del Distretto il quale invia alla persona interessata il materiale illustrativo delle finalità del Kiwanis, copia dell'annuario e lo stampato della domanda ufficiale di costituzione del Club.

d)      La domanda di costituzione, debitamente sottoscritta dalle persone ivi previste, dal Luogotenente Governatore, e dal Segretario del Distretto, viene trasmessa al Governatore il quale, previo ulteriore accertamento di tutte le condizioni richieste, la sottoscrive per approvazione.

Il Governatore, con motivazione scritta trasmessa al Luogotenente Governatore e al Presidente del Club o dei Club sponsor, può non approvare la domanda di costituzione del nuovo Club ma la domanda stessa va ugualmente trasmessa ai competenti uffici del Kiwanis International.

70 - Per le aree non facenti parte di alcuna Divisione, quando non è possibile interessare un Club sponsor o un Luogotenente Governatore, il Governatore può incaricare un Officer del Distretto o un Past Governatore che provvede ad attivare la procedura di formazione del nuovo Club dando le opportune direttive.

I Soci

71 - Un Socio può far parte di più Club purchè sussistano le condizioni per la iscrizione e la piena possibilità di adempiere, in ciascuno dei Club, a tutti i suoi doveri secondo quanto previsto dallo statuto dei Club. I Club interessati favoriscono l'assolvimento degli obblighi e l'esercizio dei diritti da parte del Socio.

Venendo a mancare i suddetti presupposti, il Luogotenente Governatore, se i Club interessati fanno parte della stessa Divisione, o il Governatore in caso contrario, invitano il Socio a mantenere l'iscrizione nel Club ove esistono le condizione per una regolare frequenza. In mancanza, trascorsi trenta giorni dall'invito, il Socio si considera dimissionario dal Club per il quale si è verificata l'inadempienza.

72 - Il Socio che si sia dimesso da un Club Kiwanis può essere riammesso con la procedura prevista per i  nuovi Soci e non può essere ammesso in nessun altro Club senza che questo abbia preventivamente sentito il Comitato di Direzione del Club originario

73 - Il Socio che sia stato espulso da un Club Kiwanis non può essere riammesso né essere ammesso a Socio di nessun altro Club se permangono i motivi che hanno dato luogo all'espulsione e se non sia intervenuta apposita motivata delibera di riabilitazione adottata dal Comitato di Direzione del Club originario, su richiesta dell'interessato.

La delibera di riabilitazione è sottoposta a ratifica da parte del Consiglio Direttivo del Distretto.

Va sempre rispettata la procedura di ammissione di nuovo socio.

74 - Se l'espulsione riguarda un Past Officer del Distretto il  Governatore può, con motivata comunicazione, invitare il Club a rivedere la relativa delibera. In caso di ulteriore conferma dell'espulsione il Governatore può autorizzare l'iscrizione in un altro Club. 

ENTRATA IN VIGORE

75 - Le presenti Procedure Applicative entreranno in vigore il 1° ottobre successivo alla loro approvazione

Approvato dal Consiglio Direttivo

del Distretto.

Arona 15 settembre 2006.

                                                                                              

              IL GOVERNATORE                            IL PRESIDENTE DEL COMITATO

             Benito Verrina                                  STATUTO E REGOLAMENTI

                                                                             Nicolò Russo

 

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